爲(wéi / wèi)進一(yī / yì ／yí)步提高集團合同檔案規範化管理水平，确保檔案安全利用，法務部于(yú)2021年10月18日至25日，通過走訪調查和(hé / huò)實地(dì / de)抽查的(de)方式，按照收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計和(hé / huò)利用八個(gè)流程對各公司法務制度建設、合同類檔案資料、配套附件、補充協議、“一(yī / yì ／yí)案一(yī / yì ／yí)卷”編号整理、台賬建立等歸檔情況進行了(le／liǎo)專項檢查，進一(yī / yì ／yí)步掌握相關數據信息，查找存在(zài)不(bù)足，解決法務管理突出(chū)問題。 通過檢查，合同檔案管理總體情況較往年進步明顯，各公司登記備案及時(shí)，整理比較規範、相關制度規定和(hé / huò)辦法落實嚴格。管理較好的(de)單位是(shì)汽車事業部、成功煤炭、聯盛公司，還有個(gè)别公司存在(zài)差距需要(yào / yāo)持續完善。 一(yī / yì ／yí)、檢查的(de)主要(yào / yāo)特征 一(yī / yì ／yí)是(shì)領導高度重視，法務人(rén)員認真負責，态度積極主動，管理及時(shí)到(dào)位。 二是(shì)審批簽字流程規範全面，從經辦人(rén)到(dào)内容信息填寫、逐級請示報告、轉發存檔，再到(dào)歸檔備份。 三是(shì)積存過往合同檔案因時(shí)間久遠、數量龐大(dà)，多處于(yú)無序存放狀态，多數單位及時(shí)規範整理完成編号歸檔，個(gè)别公司有待提高，僅能實現“分散管理、有效利用”。 四是(shì)合同存檔資料借閱、複印、使用由負責保管的(de)領導簽字後方可，歸口部門移交存檔登記，辦理移交手續，風險合同簽訂履行情況掌握及時(shí)清楚。 一(yī / yì ／yí)是(shì)個(gè)别單位合同檔案管理未能采用科學規範的(de)分類保管方法，對高風險合同、糾紛争議合同、訴訟或待執行中合同等未進行明顯區分。 二是(shì)合同編号章使用管理不(bù)夠嚴格，存在(zài)登記不(bù)夠及時(shí)、無使用部門簽字、内容要(yào / yāo)素登記不(bù)全、個(gè)别未蓋章或編号登記不(bù)全。 三是(shì)2020年度部分合同材料未及時(shí)移交存檔登記，存在(zài)缺少卷内目錄、未按照統一(yī / yì ／yí)編号填寫、目錄編号與實際内容不(bù)符等問題。 四是(shì)2021年度合同檔案整理不(bù)夠及時(shí)，一(yī / yì ／yí)案一(yī / yì ／yí)卷相關資料不(bù)夠全面。 一(yī / yì ／yí)是(shì)加強合同檔案管理制度化、規範化，确保合同檔案管理紮實管控，确保公司合法權益，防控經營風險。 二是(shì)及時(shí)收集整理風險合同檔案，定期進行監督評審，确保風險隐患排查發現及時(shí)，防控處理及時(shí)。 三是(shì)在(zài)“一(yī / yì ／yí)案一(yī / yì ／yí)卷”的(de)基礎上(shàng)，對所涉資料及時(shí)規範整理，确保有理有據、證據完整，定期組織交流與彙總，力求當期事當期畢。 四是(shì)嚴格落實合同管理内控制度，加強對重大(dà)項目合同事前論證、合同簽訂跟蹤、執行過程監督管控、後續事項處理等環節的(de)工作力度，确保嚴格按照流程推進工作落實。 合同是(shì)公司對外溝通的(de)橋梁，是(shì)企業經營發展的(de)命脈。合同管理無小事，事事關系到(dào)企業的(de)創新發展、經營成敗，必須要(yào / yāo)高度重視，做到(dào)全過程、全系統、動态跟蹤管理，以(yǐ)合同文本、合同審批、合同執行、财務管理、法務防範、預警提示爲(wéi / wèi)核心，建立起全面可持續、統一(yī / yì ／yí)規範的(de)管理，助力集團公司創新發展。
